En bref : Lorsque vous embauchez votre premier salarié, la loi vous impose une dizaine d'obligations administratives et légales avant et après la prise de poste. Un oubli peut entraîner des sanctions financières ou pénales. Cet article vous donne la checklist complète, étape par étape, pour une première embauche conforme.
Cet article est pour vous si vous êtes dirigeant de TPE ou PME, et que vous vous apprêtez à recruter votre tout premier salarié — ou si vous avez déjà embauché mais que vous n'êtes pas certain d'avoir respecté toutes vos obligations.
Table des matières
1. La DPAE : votre premier acte obligatoire
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est votre toute première obligation : elle doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche et au plus tard dans les instants qui précèdent la prise de poste effective.
La DPAE se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou directement dans votre logiciel de paie. Elle permet notamment :
- d'immatriculer le salarié à la Sécurité sociale (si ce n'est pas déjà fait)
- d'affilier le salarié aux caisses de retraite complémentaire
- de déclencher la visite médicale d'embauche
- de vérifier que le salarié est bien en droit de travailler (titre de séjour, etc.)
Sanction en cas d'oubli : le défaut de DPAE constitue un délit de travail dissimulé, passible d'une amende de 1 500 € par salarié (3 000 € en cas de récidive) et de poursuites pénales.
2. Le contrat de travail
Tout contrat doit être signé par les deux parties avant la prise de poste. La loi impose des mentions obligatoires selon le type de contrat.
CDI
Le CDI peut être verbal, mais il est fortement recommandé de le rédiger par écrit. Si vous accueillez le salarié à temps plein, l'absence d'écrit ne vous expose pas à une sanction en tant que telle — mais tout litige futur vous sera défavorable. Pour un temps partiel, le contrat écrit est obligatoire.
Mentions obligatoires au minimum :
- Identité des parties
- Date de début
- Intitulé du poste et qualification
- Lieu de travail
- Durée du travail (temps complet ou partiel)
- Rémunération (salaire de base + primes)
- Convention collective applicable
- Durée de la période d'essai
- Préavis en cas de rupture
CDD
Le CDD doit impérativement être écrit et remis au salarié dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche. Il doit notamment préciser le motif exact du recours au CDD (remplacement, surcroît d'activité, saisonnier…).
Conseil POLARIS-RH : la rédaction d'un contrat de travail est une étape où les erreurs sont fréquentes et coûteuses. Un contrat mal rédigé peut requalifier un CDD en CDI ou invalider une clause de non-concurrence. Faites-vous accompagner. Découvrez notre accompagnement à la première embauche →
3. Le registre unique du personnel
Dès votre premier salarié, vous êtes dans l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Il peut être tenu sur support papier ou informatique. Il doit mentionner pour chaque salarié :
- Nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité
- Emploi et qualification
- Date d'entrée et, le cas échéant, de sortie
- Type de contrat (CDI, CDD, intérim…)
- Pour les étrangers : type et numéro de titre les autorisant à exercer
Ce registre doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ du salarié et être accessible en cas de contrôle de l'inspection du travail.
Sanction : amende de 750 € par salarié non inscrit ou pour tenue incorrecte du registre.
4. Les affichages obligatoires
Dès que vous avez des locaux, certaines informations doivent être affichées dans un endroit accessible à tous les salariés (salle de repos, vestiaires, accueil…).
- Affichage — Obligatoire dès le 1er salarié
- Coordonnées de l'inspecteur du travail — ✅
- Coordonnées du médecin du travail — ✅
- Textes sur le harcèlement moral et sexuel — ✅
- Convention collective (ou indication de sa disponibilité) — ✅
- Horaires de travail — ✅
- Règlement intérieur (obligatoire dès 50 salariés) — ❌ avant 50 salariés
- Consignes de sécurité et évacuation — ✅
Depuis 2017, certaines informations peuvent également être mises à disposition par voie électronique (intranet), à condition que tous les salariés y aient accès.
5. La visite médicale d'embauche
Tout salarié doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention (VIP) dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant la prise de poste pour les postes à risques).
Cette visite est organisée par le Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) — anciennement la médecine du travail. En tant qu'employeur, vous devez adhérer à un SPST dès votre première embauche et y inscrire le salarié.
Coût : l'adhésion et les visites sont financées par une cotisation annuelle versée à votre SPST, dont le montant varie selon les organismes (entre 80 € et 150 € par salarié en moyenne).
Pour les salariés occupant des postes à risques (travail en hauteur, exposition à des produits dangereux…), un examen médical d'aptitude réalisé par le médecin du travail est obligatoire avant la prise de poste.
6. Le Document Unique d'Évaluation des Risques (DUERP)
Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Il recense l'ensemble des risques professionnels présents dans votre entreprise (risques physiques, chimiques, psychosociaux, organisationnels…) et les mesures de prévention associées.
Il doit être :
- Rédigé dès l'embauche du premier salarié
- Mis à jour au moins une fois par an et à chaque situation dangereuse nouvelle
- Accessible à tous les salariés, aux représentants du personnel, à l'inspection du travail et au SPST
Sanction : l'absence de DUERP est une infraction pénale passible d'une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
Bon à savoir : depuis la loi Santé au travail d'août 2021, le DUERP doit être déposé sur un portail numérique dédié géré par les SPST. Cette obligation est progressive selon la taille de l'entreprise.
7. La mutuelle d'entreprise
Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises du secteur privé ont l'obligation de proposer une couverture santé complémentaire collective à leurs salariés (hors cas de dispenses légales).
Vos obligations :
- Proposer un contrat de mutuelle collective à caractère obligatoire
- Prendre en charge au minimum 50 % de la cotisation du salarié
- Garantir un panier de soins minimal défini par décret (optique, dentaire, hospitalisation…)
Certains salariés peuvent demander une dispense d'adhésion (conjoint déjà couvert, contrat à temps très partiel, CDD de moins de 3 mois…).
8. Les entretiens professionnels
Dès votre premier salarié, vous êtes tenu d'organiser un entretien professionnel tous les 2 ans. Cet entretien porte sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié (compétences, qualification, emploi) — il ne s'agit pas d'un entretien d'évaluation de la performance.
Tous les 6 ans, un bilan récapitulatif doit vérifier que le salarié a bénéficié d'au moins une action de formation non-obligatoire, d'une progression salariale ou professionnelle, et de ses entretiens professionnels biennaux.
Sanction en cas de non-respect : pour les entreprises d'au moins 50 salariés, abondement du CPF du salarié à hauteur de 3 000 €. Pour les TPE, les conséquences sont avant tout contentieuses en cas de litige.
Checklist récapitulative : première embauche
Voici votre checklist complète, à utiliser avant et après chaque nouvelle embauche :
Avant la prise de poste
- DPAE transmise à l'URSSAF (max. 8 jours avant)
- Contrat de travail rédigé et signé
- Adhésion au Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST)
- Visite médicale planifiée (avant le poste si poste à risques)
Dès la prise de poste
- Inscription au registre unique du personnel
- Remise des informations légales au salarié (convention collective, règlement intérieur si applicable, mutuelle…)
- Affichages obligatoires en place
Dans les premiers mois
- DUERP rédigé ou mis à jour
- Mutuelle proposée (et refus formalisé si dispense)
- Visite médicale réalisée (dans les 3 mois)
- Premier entretien professionnel planifié à 2 ans
FAQ — Première embauche salarié
Quelles sont les obligations lors de la première embauche d'un salarié ?
Lors de votre première embauche, vous devez effectuer la DPAE auprès de l'URSSAF, rédiger un contrat de travail, inscrire le salarié au registre du personnel, mettre en place les affichages obligatoires, organiser la visite médicale, rédiger le DUERP, proposer la mutuelle d'entreprise et prévoir des entretiens professionnels tous les 2 ans.
La DPAE est-elle obligatoire pour toute embauche ?
Oui, la DPAE est obligatoire pour tout contrat de travail, qu'il s'agisse d'un CDI, d'un CDD, d'un temps plein ou d'un temps partiel. Elle doit être effectuée avant la prise de poste, sous peine de requalification en travail dissimulé.
Le DUERP est-il obligatoire dès le premier salarié ?
Oui. Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est obligatoire dès que l'entreprise compte au moins 1 salarié. Son absence est passible d'une amende pénale.
Peut-on embaucher sans passer par la médecine du travail ?
Non. L'adhésion à un Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) est obligatoire dès le premier salarié. Chaque salarié doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant pour les postes à risques).
Quand doit-on tenir un registre du personnel ?
Dès l'embauche du premier salarié. Le registre doit être mis à jour à chaque entrée et sortie, et conservé pendant 5 ans après le départ du dernier salarié inscrit.
Peut-on se faire accompagner pour une première embauche ?
Oui, et c'est fortement recommandé. Un cabinet de conseil RH comme POLARIS-RH peut vous accompagner sur l'ensemble de ces démarches pour sécuriser votre première embauche et vous éviter des erreurs coûteuses.
Conclusion
La première embauche est une étape décisive dans la vie d'une entreprise. Les obligations légales qui en découlent sont nombreuses mais parfaitement maîtrisables avec une bonne organisation — ou avec le bon accompagnement.
Chez POLARIS-RH, nous accompagnons les dirigeants de TPE et PME à Nancy et dans le Grand Est à sécuriser leurs premières embauches : rédaction de contrat, mise en place du registre, DUERP, affichages, mutuelle… tout est pris en charge pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier.
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Sources
- Code du travail (articles L1221-10, R4121-1 et suivants)
- Circulaire URSSAF sur la DPAE
- Loi n°2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail
Article rédigé par POLARIS-RH — Cabinet de conseil RH à Nancy, Grand Est.
Dernière mise à jour : mai 2026.
Delphine Galmiche
Fondatrice, POLARIS-RH · Nancy & Metz